実は「事務職」はこんなにある!あなたにできそうなオフィスワークは?

デスクワークする女性

事務の仕事にはさまざまな種類があり、仕事内容や求められる能力、必要な経験が異なります。資格やスキルが不要な仕事は、未経験でも採用されやすい傾向がありますが、1社で長く働くためには、それぞれの仕事の適性や必要なスキルについて押さえておいたほうがいいでしょう。

今回は一般事務と専門性が必要な事務職について、仕事内容、求められるスキル、必要な経験について紹介します。

デスクワークが多い仕事

・一般事務

社内の事務全般を引き受ける仕事。書類の作成、整理、保管、必要な人に情報共有する業務。データの入力や更新する作業。取引先や社内での電話の問い合わせ対応、電話の転送、メッセージの伝達。来客対応など、業務内容は幅広いことが多いです。基本的に専門的なスキルを必要としないため、未経験者でも応募しやすい職種といえるでしょう。また、パソコンや複合機(コピー機)などのOA機器を使うため、OA事務と呼ばれることもあり、パソコンスキルが求められます。

・経理事務

経理事務の仕事は、企業や組織のお金に関する活動を記録や計算する仕事です。具体的には、従業員の経費や給与計算、取引先の請求書処理、会社の売上や仕入れのデータを会計ソフトやExcelなどを使って入力することがあります。また、銀行とのやり取り、入金や出金の管理、帳簿の記入や報告書の作成なども行います。数字に強く、ミスをしない注意力がある人に向いている仕事です。

期限に合わせて書類を作成する必要があるため、スケジュール管理能力も求められます。「日商簿記検定」を持っていると、業務に必要な知識があることを証明できます。

・データ入力

手書きのデータやアンケートの回答などの一定の内容から必要な情報を読み取り、フォーマットに入力します。また、数字や金額などの数値データを入力することもあります。特別な知識や資格は不要で、未経験からでも始められます。長時間パソコンや資料と向き合うことが多いため、集中力が求められ、ミスをせずに入力する正確性やスピードも必要です。

高度なパソコンスキルが必要というわけではありませんが、求人の多くはパソコンの扱いに慣れている人、ExcelやWordなどのソフトを操作できる人といった条件を記載しています。

・Webサイト運用

Webサイト完成後の情報更新や管理を行う仕事です。より多くのユーザーにWebサイトを利用してもらうために、サイトのパフォーマンス分析と改善施策の立案を行います。また、広告予算の管理や投下スケジュールの調整、コンテンツ制作のスタッフへ情報連携なども行いまので、コミュニケーションスキルも必要です。Webサイトは常にコンテンツのアップデートをしなければならないので、情報収集力や課題を発見する能力も求められます。

コミュニケーション力が求められる仕事

・コールセンター/コンタクトセンター

コールセンター・コンタクトセンターのスタッフは、電話やメール、チャットなどを通じお客様の問題解決を行う仕事です。お客様からの問い合わせ対応を行うインバウンド(受信業務)、新しい商品やサービスのご案内、アンケート調査などを行うアウトバウンド(発信業務)があります。

インバウンドはお客様の様々なご要望にお応えするため、臨機応変に対応するスキルが求められます。一方アウトバウンドは、新商品やサービスの提案などを行うため、まだ内容を知らないお客様に対し、わかりやすく魅力を伝える力が必要です。また、どちらもお客様の気持ちに寄り添った会話・対話をすることで、「心地よい体験」に繋がり、それがお客様企業を通じ、社会貢献へもつながる仕事です。

・営業事務

営業職がスムーズに働けるようサポートする仕事です。見積書や請求書、パンフレット、チラシなど必要な書類の作成・管理。取引先との電話やメールでの連絡を取り、商談や納期などの調整など、代理としての様々な仕事があります。また、営業担当者のために顧客向け説明資料や、プレゼンテーション資料の作成、必要な情報の整理・管理など、細かい事務作業を行うこともあります。そのため、正確性やスピードが求められます。未経験歓迎の求人が多い仕事ですが、経験者のみとする業界もあります。

・ヘルプデスク

顧客様からの技術的な問い合わせや、社内の従業員からの各種システムやツールの使い方、トラブルなどの問い合わせに、電話やメール、チャットなどで対応し、解決策を提供する仕事です。コールセンター・コンタクトセンターのインバウンド業務の中でも、IT関連の製品の窓口はヘルプデスク、カスタマーサポートと呼ばれることがあります。

問題や要望をヒアリングし、適切な対応策を提供するため、コミュニケーション力が大切になってきます。また、システムやIT機器など専門知識が必要となることもあり、操作上のトラブルなど、ケースバイケースの細かいお問い合わせに対応することが多いため、取り扱う商品・サービスやシステムに関する豊富な知識を身につけるチャンスもあります。

・受付

企業の建物の入口で、笑顔でお客様をお迎えし受け入れする役割の仕事。来訪の目的をお伺いし、場合によってはお名前などの必要事項の記入を促し、電話などで担当部署へ取り次ぎます。また、施設の案内をすることもあります。事務の経験がなくても接客経験を活かせるのが特徴です。企業の顔として不特定多数の人と接するので、ビジネスマナーと丁寧なコミュニケーションが求められます。

・秘書

経営陣など多忙な人物の日常業務をサポートする役割の仕事です。会議日程の調整や準備、スケジュール管理、メールや各種資料作成、出張の手配、経費精算などの事務作業も行います。社内や取引先の方とのやり取りが多いため、臨機応変な対応力、基本的なビジネスマナーが求められます。「秘書検定」の資格を持っていると、転職時のアピールとして活用できます。

トランスコスモスのコンタクトセンターは未経験から始められます!

トランスコスモスのコンタクトセンターの仕事は、電話・メール・チャットなどからのお問い合わせ対応です。窓口として取り扱う商品・サービスは、通販、スマホ、公共関連、家電、クレジットカード、証券など、さまざまです。生活に身近な商材が多く、未経験でも始めやすいのではないでしょうか。

商品やサービスを利用するお客様と企業を、スムーズにつなぐ役割を果たす中で、関連する知識やビジネスマナー、コミュニケーションスキルを身につけ磨くことができます。トランスコスモスは研修が充実しており、コンタクトセンターの意義と役割、言葉遣い、印象の良い話し方(スピード/声のトーン)など、どんな職業でも役立つ知識をしっかり学んだうえで現場に配属されます。すでに知っていると思っている内容でも改めて学ぶことで、きっと新たな発見があります。また、コールセンターも社会人も未経験という方でも安心して仕事を始められます。

業務が始まってからも、OJT(On-the-Job Training)や段階的な研修を通じて、スキルアップを図れるため、事務処理のスキルとコミュニケーション力の両方を無理なく高めることができます。また、コンタクトセンターは世の中の「困った」を解決する仕事でもあるため、人に喜ばれる仕事にやりがいを感じる方は、向いているといえるでしょう。興味がある方は、最寄りの拠点にお問い合わせください。

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