正社員だけでなく、契約社員や派遣社員の求人でも人気のオフィスワーク。何となく「オフィスワーク＝一般事務」と思っている方もいるかもしれませんが、オフィスワークにはいろいろな職種があります。
事務職といっても、一般事務、経理事務、営業事務などたくさんの種類の仕事があり、必要となるスキルも少し違います。今回は、オフィスワークについて「デスクワークの多い仕事」「コミュニケーション力が求められる仕事」といったタイプ別に紹介。それぞれの具体的な仕事内容、必要なスキルや経験を解説します。
デスクワークが多い仕事
オフィスワークといわれて、まず思い浮かぶのは机に向かってPCを使っているようなデスクワークでしょう。ここではデスクワークの比率が高い仕事を4つ紹介します。
・一般事務
所属している部署の事務作業を幅広くサポートするのが一般事務です。各種書類の作成、管理・整理・保管、データ入力、電話対応、来客対応、郵便物の仕分けなどのいろいろな業務を担当します。自分のデスクで行う仕事がほとんどで、大きな組織では業務を分担していることもあります。中小企業の会社の場合、社内の事務処理対応を全て任されることもあります。
特別な資格や専門的なスキルや経験は必要ないことが多く、未経験者でも応募しやすい職種です。ただし、事務はとても人気がある求人ですし、会社によっては、社外の方と接する機会があり、会社の顔として対応できる一般的なビジネスマナーも必要です。
また、社内の業務が円滑に進むよう、細かな対応も行うため、人と人をつなぐためのコミュニケーション力や協調性があり、いろいろなところへの気配りが自然にできる人が向いている職種です。
・経理事務
会社のお金に関する管理業務で、間違いがないように記録をしたり、請求・支払いなど金銭関連業務全般を担当するのが経理事務の仕事です。専用の会計ソフトやExcelなどを使用し、売上や仕入データ、入出金管理や伝票の仕訳処理、経費精算や帳簿の作成などを行います。それぞれの仕事は、毎日行う業務、定期的に発生する月次業務、年に一度の年次業務の3つに分かれています。会社の決算期や年度末など重要な時期は忙しくなり、残業が増えるケースも多いようです。
日々、さまざまな「数字を間違いなく処理」することが求められるので、数字に強い人やチェック作業が得意な人が向いている仕事です。また、経理の書類は期限厳守のため、余裕を持って計画的に仕事を進められる「スケジュール管理」能力もあると評価が高まるでしょう。
仕事をしていくうえで必須ではありませんが、「日商簿記検定」を持っていると、業務に必要な基礎知識があると証明することができ、ライバルがいた際に有利になることがあります。経理業務はパソコンが必須で、タイピングスキルやマウス操作、テンキー（電卓ように数字が正方形に並んでいるキー）の操作など、最低限のスキルがあると安心です。
・データ入力
パソコンを使用し、指定のフォーマット通りにデータを入力していく仕事です。手書きのアンケートや伝票など、さまざまなデータから必要な情報だけを入力し、データを作成します。特別な知識は必要ないことが多く、未経験からでも始めやすい仕事です。
特徴的なのは長時間デスクに座り、パソコンと資料と向き合う仕事でのため、集中力が必要です。また、数字や文字を正確に入力してデータを作成するので、手元を見ずに文字を入力するタッチタイピングができることと、スピード・正確さも大事です。高いスキルは必要ないですが、パソコン操作になれていて、ExcelやWordなど、ソフトを使いこなせるといいでしょう。
・Webサイト運用
Webサイトのさまざまなページの更新や改善、メンテナンスなどを行う仕事です。自分のデスクでパソコンを使って作業を行うのが基本です。ショッピングサイトなら、新たな商品の画像や紹介文を掲載したり、販売が終了した商品を削除したりする仕事が多いです。サイトに関する知識が増えていくと、ニュースやブログ記事などコンテンツの作成を担当することもあります。
サイト運用担当者として経験を積むと、アクセス数や商品の購買数などの目標数値を設定し、より多くのユーザーに利用してもらうためのコンテンツ企画やページの改善策を求められるようになります。コンテンツや新しいページの公開後は、どれぐらいクリックされたかを見てアクセス分析などをしながら、こまめな改善を繰り返していきます。
商品情報などの更新作業の担当なら、マニュアルがあることが多く、未経験からでもトライできます。コンテンツやページ制作を担当するとなると、検索エンジン対策やSNS、Web広告に関する知識や、アクセス分析のスキルが求められるようになりますので、ウェブ解析士のテストを受けておくのもオススメです。
どの仕事も掲載するページやコンテンツの情報管理、スケジュール管理が必要となり、オフィスワークのなかでは専門性の高い仕事といえるでしょう。
コミュニケーション力が求められる仕事
デスクで黙々と作業する印象が強いオフィスワークですが、コミュニケーション力が重視される仕事も数多くあります。未経験でも採用される可能性がある職種を中心に、どんな仕事があるのか見てみましょう。
・コールセンター/コンタクトセンター
電話やメール、チャットなどを利用して、お客様の困りごとを解決する仕事です。お客様からいただいた問い合わせに対応する受信業務「インバウンド」と、会社側からお客様へご連絡する発信業務「アウトバウンド」の2つがあります。
インバウンド業務は、「通信販売の注文受付」「商品を購入したお客様からの問い合わせ」「住所変更・サービスなどの各種手続き」「商品やサービスに対するご要望」など、さまざまなご要望に臨機応変に対応します。
一方、アウトバウンド業務は、「新商品やサービスのご案内」「調査やアンケート」から「商品の購買促進」といった営業に近い仕事まで、幅広いアプローチがあります。
どちらもお客様のご要望を丁寧にじっくりとお伺いし、お客様の気持ちに寄り添った会話をすることが基本で、傾聴力、共感力が求められます。この仕事に向いているのは、「他者とコミュニケーションをとることが好きな人」。お客様にきちんと向き合い、真摯に対応することで「ありがとう」といってもらえる仕事ですので、人の役に立てているを実感できます。
特別な資格は必要ないため、未経験でも始めやすい仕事です。オフィスワークの経験がない方は、電話の受け答えだけでなくビジネスマナーや敬語の使い方など、社会人に必要なマナーやルールの研修がある会社を選ぶと安心でしょう。
・営業事務
営業職の仕事をサポートするのが営業事務です。見積書、請求書、営業活動に使用する説明資料、プレゼンテーション用資料などを作成します。また、担当営業のスケジュール管理、電話やメールによる顧客対応、受発注管理、納期管理、売上目標などの数値の管理を行うこともあります。
会社によって取り扱う商品や業務の流れが違いますが、未経験でも比較的働きやすい仕事です。特別なスキルは求められませんが、正確性やスピード感、臨機応変な対応ができるといいでしょう。
また、業界・業種によっては特殊なルールなどがあるため、経験者が優遇されることもあります。営業担当を的確にサポートしたり、お客様と直接やりとりしたりするなど、人と接する機会が多いため、コミュニケーションを取ることが好きな人に向いている仕事です。
・ヘルプデスク
お客様や社内の従業員からの、各種システムやツールなどに関する使い方、トラブルなどの技術的な問い合わせに対応するのがヘルプデスクです。社内に設置される場合もありますが、インバウンド業務としてコールセンター・コンタクトセンターが対応するケースも多いようです。
「ヘルプデスク」「カスタマーサポート」「ユーザーサポート」「サービスデスク」など名称はさまざまですが、どれも電話やメール、チャットを使用してお客様からの問い合わせに対応します。
担当する商品やサービス、ツールに関する知識は必須ですが、配属されてから学ぶケースが多いです。基本的な知識があることが条件の求人は、IT関連や金融業界など一部です。担当が決まると研修を受け、マニュアルなどを読み込み、知識を身につけてからお客様対応をはじめます。また、商品・サービスに関する情報は日々アップデートされていくため、新しいことに興味をもち学ぶ意欲がある方が向いているでしょう。
また、お客様に発生している問題や要望を丁寧にヒアリングし、適切な対応方法を伝える仕事でもあるため、相手の方の知識レベルにあわせたコミュニケーションが求められます。お客様の理解度や知識量は人によって違うため、専門知識がない方でもわかりやすい表現を使って対応できると良いでしょう。
・受付
会社の入り口で来訪してくださった方の対応を行うのが受付です。お客様のお名前や企業名、来訪目的をうかがい、担当部署へ取り次ぎます。セキュリティ上の観点から入館証の貸し出し、来訪者の情報を記録・管理することもあります。会社や組織によっては、お客様を社内施設へご案内することもあります。また、代表電話の応対や社内の会議室など設備予約の管理や清掃なども行うこともあります。
会社の第一印象を左右する重要なポジションで、ビジネスマナーを押さえつつ、好印象な対応が求められます。コミュニケーション力に加えて、突発的な対応もあるため、臨機応変さや冷静さも必要となります。不特定多数の方と接するため、オフィスワークの中では接客業に近い仕事のため、飲食店や販売の経験がある方にも向いている仕事です。
・秘書
経営者・役員・管理職などの仕事が円滑に進むようサポートを行います。会議、会食、出張などの日程調整や手配、日々のスケジュール管理、メール送信・返信、資料作成、経費精算など業務は多岐にわたります。社内はもちろん、社外や取引先とのやりとりが多くなるため、基本的なビジネスマナーに加え、臨機応変な対応力、コミュニケーション力が求められます。
資格は必須ではありませんが、「秘書検定」を持っていると基礎的な知識があることをアピールできます。加えて、スケジュール管理能力、調整能力、報告・連絡・相談をこまめにできるなど気配りやスキルがあるといいでしょう。外資系企業では、語学力を求められる場合もあります。
オフィスワークに挑戦してみたいと思ったら
それぞれの職種の具体的な仕事内容を読んで、あらためてオフィスワークにチャレンジしたいと思った方もいるでしょう。自分の強みや得意なことと、仕事内容や必要なスキルを照らし合わせて、めざす仕事を決めるのもいいでしょう。
トランスコスモスの求人には、コミュニケーション力を活かせるコンタクトセンターや、ヘルプデスクの仕事はもちろん、事務の仕事もあります。トランスコスモスのコンタクトセンターは未経験OKの求人が多く、初めてのオフィスワークでも安心です。
トランスコスモスから始めよう！
トランスコスモスのコンタクトセンターは、電話、メール、チャットなどを活用して、消費者の方々と法人のお客様をつなぐ仕事をしています。取り扱っている商品やサービスは、通販、スマホ、公共、家電、クレジットカードなど100種類以上。暮らしの中で身近なものが多いため、業務で必要な知識も覚えやすいでしょう。
また、コンタクトセンターでの仕事を始める前に、コミュニケーションの基礎から学べる研修があります。研修では、正しい日本語、話を聴く力、印象の良い話し方、PCの使い方、ビジネスマナー・電話対応マナーなどを身につけることができます。
これらのスキルはトランスコスモスの仕事で役立つだけでなく、友人との会話や他のお仕事でも活かすことができるため、今後の自分の財産となります。必要な研修を受けてから配属されるため、未経験でも安心して仕事を開始できますし、オペレーターから始めて管理者になったメンバー多く在籍しており、長く働ける会社です。
トランスコスモスは働きやすさとワークライフバランスを重視しており、ご希望にあった時間帯・日数で働けて、有給休暇の取りやすい環境づくりも推進しています。結婚、出産、引っ越しなど、ライフスタイルの変化があった時も、勤務先や働き方について相談することができます。
最初は契約社員として仕事を始めて、もっと責任ある仕事にチャレンジしたいと思ったら、正社員登用制度にチャレンジしてキャリアアップをめざせます。なんとなく働いているうちに向いている仕事だと気づき、正社員になったメンバーも多数活躍しています。
まずは気軽に問い合わせを！
トランスコスモスのコンタクトセンターは、北海道から沖縄まで国内32拠点あります。働いてみたいと思っていただけたら、ぜひ最寄りの拠点にお問い合わせください。
面接は応募してくださった方のお話をしっかりと伺い、お互いの理解を深める場でもあると考えていますので、面談をする感覚でリラックスしてお越しください。紙の履歴書や面接対策は不要です。
また面接では気になること・知りたいことを率直にお聞きください。面接の場で不明点や不安なことを解消しお互いに理解を深められれば、気持ちよく仕事を始められるでしょう。
また、トランスコスモスのコンタクトセンターは転職すると決めていない、どのお仕事にするか迷っているという方のために「相談会」も実施しています。興味がある方は、最寄りの拠点に問い合わせて、面談の席で気になることを確認してみてください。
